1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Ki Collective Lda, gevestigd op Rua da Boavista 147, 2500-404 Carvalhal Benfeito, Portugal (hetzelfde adres als Quinta Japonesa), is de entiteit verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, aangezien het bepaalt welke gegevens worden verzameld, de middelen van behandeling en de doeleinden waarvoor deze gegevens worden gebruikt.

Persoonsgegevens worden beschouwd als alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

2. Wie zijn de houders van persoonsgegevens?

De klant, of potentiële klant, is een natuurlijke persoon, op wie de gegevens betrekking hebben en die geniet van, of van plan is gebruik te maken van, de producten, diensten en campagnes die door QJ beschikbaar worden gesteld. De vertegenwoordiger of contactpersoon in het bedrijf, in het geval van rechtspersonen, in de context van de uitvoering van een contract, of precontractuele zorgvuldigheid, gesloten tussen dat bedrijf en QJ.

2.1. Welke categorieën persoonsgegevens worden door QJ verwerkt?

i) Contactinformatie: bijvoorbeeld naam, e-mail, telefoon, adres.

ii) Persoonlijke informatie: bijvoorbeeld geboortedatum.

iii) Informatie met betrekking tot uw kinderen: bijvoorbeeld naam, geboortedatum.

iv) Informatie voor de verstrekking van onze diensten: bijvoorbeeld uw aankomst- en vertrekdagen, uw voorkeuren en interesses. In het geval van vertegenwoordigers van rechtspersonen verzamelen we alleen de gegevens die nodig zijn voor de juiste uitvoering van het contract, zoals naam, e-mail, telefoon en fiscaal nummer.

2.2. Hoe, wanneer en voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verzameld?

Uw persoonsgegevens kunnen in de volgende omstandigheden en voor de volgende doeleinden worden verzameld:

1. Via de websites van QJ bij het maken van de reservering van verblijf.

2. Met het doel een contract af te sluiten en uit te voeren, in het bijzonder bij de aankoop van onze diensten.

3. Voor marketingcampagnes, wanneer u meldingen van speciale aanbiedingen door QJ ontvangt, en door uitdrukkelijke toestemming geeft u ons uw persoonsgegevens.

3. Wat zijn de gronden en de duur van de verwerking van persoonsgegevens?

De gronden die de verwerking van uw persoonsgegevens door QJ voor de in sectie

2.3 van dit beleid beschreven doeleinden rechtvaardigen, zijn als volgt:

Toestemming: uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door middel van een vrije, specifieke, geïnformeerde en expliciete uitdrukking van wil, volgens welke u accepteert, door een verklaring of ondubbelzinnige positieve handeling, dat uw persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld, we verwerken de persoonsgegevens van onze klanten en potentiële klanten, met toestemming, voor commerciële en marketingdoeleinden, namelijk marketingcampagnes, promoties en tevredenheidsonderzoeken over de geleverde diensten. Op deze basis behandelen we ook gegevens met betrekking tot uw voorkeuren- en interessesgeschiedenis. Precontractuele procedures en/of uitvoering van het contract: uw gegevens kunnen nodig zijn voor het ophelderen van vragen, en voor de uitvoering, uitvoering en beheer van het contract getekend met QJ. Bijvoorbeeld, we verwerken persoonsgegevens om uw accommodatiereservering en verzoek om accommodatie te beheren, evenals om uw gehele verblijf te beheren. Naleving van wettelijke verplichting: uw gegevens kunnen nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de verantwoordelijke, in dit geval QJ, is onderworpen. Bijvoorbeeld, om aan belastingverplichtingen te voldoen, moeten we informatie verstrekken aan de Belastingdienst. Gerechtvaardigd belang: Uw gegevens kunnen vereist zijn om bepaalde taken uit te voeren die verband houden met de bedrijfsactiviteit van QJ, behalve in gevallen waarin uw privacy- en gegevensbeschermingsrechten prevaleren. Voorbeelden: We verwerken persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang, namelijk om onze diensten te verbeteren, en onze relatie met de klant te beheren, voor en tijdens onze dienstverlening in de context van een klantcontact via website en sociale netwerken; wanneer we contact moeten opnemen met de vertegenwoordiger van een rechtspersoon in verband met de uitvoering van een contract. Op deze manier zal QJ uw persoonsgegevens verwerken, volgens het volgende:

3. Hoe lang bewaren we uw persoonlijke informatie?

QJ bewaart de persoonsgegevens van de houders alleen voor de periode die strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze werden verzameld. In bepaalde gevallen vereist de wet het behoud van gegevens voor een specifieke periode, in het bijzonder in het geval van gegevens die nodig zijn voor het informeren van de Belastingdienst, die voor 10 jaar worden bewaard, in overeenstemming met de huidige wetgeving. We zullen uw gegevens ook bewaren zolang u een contractuele relatie met QJ onderhoudt. We kunnen echter uw persoonsgegevens voor langere perioden dan de duur van het contract bewaren, op basis van uw toestemming, om rechten en plichten met betrekking tot het contract te waarborgen of in situaties waarin er een legitiem belang van QJ is, altijd met respect voor de periode die nodig is voor het

nastreven van het doel waarvoor ze werden verzameld. Bij afwezigheid van een specifieke wettelijke verplichting, worden uw gegevens alleen verwerkt voor de periode die nodig is om de doeleinden waarvoor het werd verzameld te vervullen, en zolang er legitieme gronden zijn voor het behoud ervan door QJ. Als regel zullen uw persoonsgegevens, wanneer behandeld voor het doel van marketingcampagnes, worden bewaard voor een maximale periode van 3 jaar vanaf de datum van verzameling van uw toestemming of het laatste contact gemaakt (afhankelijk van wat het laatst plaatsvindt) en binnen die periode, heeft niet zijn toestemming ingetrokken. Zodra de maximale opslagperiode is bereikt, worden de persoonsgegevens onherroepelijk geanonimiseerd (geanonimiseerde gegevens kunnen worden opgeslagen) of op een veilige manier vernietigd.

4. Aan wie geven we uw persoonsgegevens door?

QJ geeft uw persoonsgegevens alleen door wanneer dit nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. De leveranciers en/of dienstverleners van QJ zijn contractueel gebonden aan dezelfde voorwaarden en bepalingen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals deze privacyverklaring vaststelt, en het is verboden om de persoonsgegevens van de houder te gebruiken, over te dragen, bekend te maken of te registreren voor een ander doel dan waarvoor zij specifiek werden ingeschakeld. QJ kan zijn persoonsgegevens doorgeven, afhankelijk van het doel waarvoor het werd verzameld, aan verschillende ontvangers, zoals platforms voor het beheer van reserveringen, touroperators, communicatiebureaus, evenementenpromotors en andere zakelijke partners. de noodzakelijke gegevens zullen worden doorgegeven aan de ontwikkeling van de activiteit nagestreefd door deze entiteiten binnen het kader van de doeleinden geïdentificeerd in dit privacybeleid. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan entiteiten aan wie de gegevens bij wet moeten worden meegedeeld, zoals de belastingdienst of de Grensdienst.

5. Wat zijn de rechten van de houders van persoonsgegevens?

QJ garandeert de toepasbaarheid en vervulling van alle rechten van de houder van de persoonsgegevens voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de nationale wetgeving die van kracht is.

• Recht op toegang

U hebt het recht om bevestiging te krijgen van QJ of de persoonsgegevens die op u betrekking hebben al dan niet worden verwerkt, en, indien dat het geval is, het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en informatie met betrekking tot dezelfde behandeling, bijvoorbeeld, kunt u een exacte kopie van uw verzameling aanvragen en aanvullende informatie over de behandeling die we uitvoeren.

• Recht op rectificatie

U hebt ook het recht om zonder onnodige vertraging van QJ de rectificatie van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben te verkrijgen, inclusief het recht om uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.

• Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden)

U kunt het recht uitoefenen om uw persoonsgegevens door QJ te laten wissen en zonder onredelijke vertraging, op voorwaarde dat: de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verwerkt; wanneer u uw toestemming intrekt en er zijn geen andere geldige gronden voor het behoud ervan; wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking en er zijn geen legitieme belangen die prevaleren aan de kant van QJ, evenals in andere wettelijk voorziene gevallen.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan QJ heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en het recht om die gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (indien dit technisch mogelijk is) zonder dat QJ dit kan belemmeren, en indien de verwerking is gebaseerd op toestemming of een contract, en indien de verwerking wordt uitgevoerd door geautomatiseerde middelen.

• Recht om toestemming in te trekken

U kunt op elk moment uw toestemming wijzigen, beperken tot bepaalde soorten verwerking of intrekken, echter, intrekking van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming die eerder werd gegeven.

• Recht van bezwaar

U kunt ook te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben, waar er geen dwingende en legitieme redenen voor de verwerking zijn die prevaleren over uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de doeleinden van de verklaring, uitoefening of verdediging van een recht in een gerechtelijke procedure.

• Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties hebt u het recht om van QJ de beperking van de verwerking van uw gegevens te verkrijgen, in het bijzonder als u de nauwkeurigheid van de persoonsgegevens betwist voor een periode die QJ in staat stelt om de nauwkeurigheid ervan te verifiëren, in gevallen waarin de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verwerking maar dezelfde zijn vereist door de houder voor de doeleinden van het verklaren, uitoefenen of verdedigen van een recht in een gerechtelijke procedure, en zelfs wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking, totdat is vastgesteld dat de motieven van het legitieme belang van QJ prevaleren over die van u, evenals in andere wettelijk voorziene gevallen.

• Recht om niet te worden onderworpen aan enige geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, die juridische gevolgen heeft voor u of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloedt.

5.1. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten kosteloos uitoefenen, behalve in het geval van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek, in welk geval een redelijke vergoeding in rekening kan worden gebracht tegen kosten. We zullen reageren op uw verzoeken binnen een maximum van 30 dagen, behalve in gevallen van meer complexe verzoeken. U kunt uw rechten uitoefenen via de volgende adressen: Brief: Rua da Boavista 147, 2500-404 Carvalhal Benfeito – Portugal. E-mail: [email protected] Telefoon: +351 262 926 300

Desalniettemin, en als u niet tevreden bent met onze reactie na het uitoefenen van een van deze rechten, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de CNPD (Nationale Commissie voor Gegevensbescherming, Rua de São Bento, Nr. 148, 3e, 1200-821 Lissabon, Tel: 351 213928400, Fax: +351 213976832, e-mail: [email protected]).

6. Procedurele Maatregelen en Veiligheidstechnieken

QJ maakt gebruik van passende fysieke, technologische, organisatorische en beveiligingsmaatregelen om zijn persoonsgegevens te beschermen om de persoonsgegevens die ons ter beschikking staan te beschermen tegen ongeoorloofde verspreiding, verlies, misbruik, wijziging, behandeling of toegang, evenals tegen elke andere vorm van onrechtmatige behandeling.

7. Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op het apparaat van de gebruiker worden opgeslagen wanneer zij bepaalde websites bezoeken. Bij volgende bezoeken worden deze bestanden teruggestuurd naar de site die ze heeft geïnstalleerd, waardoor de site gebruikersvoorkeuren kan identificeren. Het gebruik van cookies is gebruikelijke praktijk op de meeste websites, vooral sinds de toename van e-commerce praktijken. Op deze site gebruiken we, met de toestemming van de gebruiker, de volgende cookies: Cookies voor personalisatiedoeleinden - laten u uw voorkeuren voor uw locatie en taal onthouden. Op deze manier optimaliseren we de volgende bezoeken van de gebruiker aan onze site, het is niet langer nodig om deze opties herhaaldelijk te selecteren. Cookies voor statistische doeleinden - door het verzamelen van bruikbaarheidsstatistieken kunnen we begrijpen hoe gebruikers onze site navigeren, zodat we zowel hun ervaring als de middelen van dezelfde kunnen verbeteren. Om ons te helpen deze informatie te verzamelen, gebruiken we de Google Analytics-tool. We informeren u ook dat de informatie die we verzamelen, zoals de bezochte pagina's en de tijd doorgebracht op de site, ons niet in staat stelt om een specifieke gebruiker te identificeren, aangezien de bezoeken anoniem zijn. Als u vragen heeft over privacy of cookies, neem dan contact met ons op via [email protected]

8. Update van het Privacybeleid

QJ behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid op elk moment bij te werken. Daarom wordt aanbevolen om dit beleid periodiek te raadplegen op onze website om op de hoogte te blijven van de behandeling van uw persoonsgegevens. Onverminderd de raadpleging van dit beleid op onze website, zal QJ u informeren over de wijzigingen die zijn aangebracht via de verschillende communicatiekanalen die door haar worden gebruikt.

Dit Privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 7 februari 2024

QUINTA JAPONESA MAAKT DEEL UIT VAN KI COLLECTIVE LDA. ONDERSTAANDE VOORWAARDEN ZIJN VAN TOEPASSING OP BOEKINGEN BIJ QUINTA JAPONESA ALSMEDE OP EEN VERBLIJF TER PLAATSE (BIJVOORBEELD EEN EVENEMENT OF SHOWROOMBEZOEK). QUINTA JAPONESA IS GEKWALIFICEERD ALS ALOJAMENTO LOCAL EN IS GEREGISTREERD BIJ DE GEMEENTE CALDAS DA RAINHA ONDER NUMMER 875/AL. QUINTA JAPONESA VOLDOET AAN DE EISEN DIE GELDEN VOOR EEN ALOJAMENTO LOCAL ZOALS VEILIGHEIDS- EN HYGIËNE-EISEN.

Deze algemene reserverings- en huurvoorwaarden maken deel uit van de overeenkomst tussen de klant (de gast) en Quinta Japonesa (de verhuurder). Door het betalen van de gevraagde aanbetaling accepteert de gast deze algemene voorwaarden.

Reserveringen via andere kanalen, zoals het booking .com, kunnen naast deze voorwaarden afwijkende voorwaarden hebben.

Reserveringen

De gast kan direct bij Quinta Japonesa boeken via internet (Roomraccoon onze centrale kalender), e-mail, telefoon en whatsapp. De verhuurder zal de boeking altijd per e-mail bevestigen.Met de boekingsbevestiging ontvangt de klant tevens de gegevens voor de aanbetaling die binnen een week op de rekening van Quinta Japonesa dient te zijn voldaan. Na ontvangst van de aanbetaling ontvangt de gast een ontvangstbevestiging en dat de boeking compleet is.

Het is de gast niet toegestaan om meer personen in de accommodatie te huisvesten en/of te laten overnachten dan het aantal vermeld op de reserveringsbevestiging, tenzij anders overeengekomen met de verhuurder.

Reserveren is ook mogelijk via andere kanalen zoals booking .com, Micazu, Natuurhuisje, Bookaglamping en anderen.

Betalingen

De gevraagde aanbetaling bedraagt 50% van het totaalbedrag en dient binnen een week te worden voldaan, met een minimum van 100 euro, tenzij anders is overeengekomen.Indien de aanbetalingstermijn is verstreken, behoudt de verhuurder zich het recht voor om de reservering te annuleren en de accommodatie(s) vrij te geven voor andere gasten. De restbetaling wordt 2 maanden voor aanvang van het verblijf verwacht. De gast ontvangt een e-mailbericht met het nog te betalen bedrag.

Als de boeking binnen 60 dagen voor de aankomstdatum wordt gemaakt, moet het volledige bedrag in 1 overschrijving worden betaald.

Annuleringen

Annuleren kan alleen door een e-mail te sturen. De gast kan de volgende terugbetaling verwachten:

-Tot 40 dagen voor het verblijf wordt 100% geretourneerd minus 35 euro reserveringskosten.

-Tot 30 dagen voor het verblijf wordt 75% geretourneerd minus 35 euro reserveringskosten.

-Tot 20 dagen voor het verblijf wordt 50% geretourneerd minus 35 euro reserveringskosten.

-Tot 10 dagen voor het verblijf wordt 25% terugbetaald minus 35 euro reserveringskosten.

Indien de verhuurder door omstandigheden de reservering moet annuleren, ontvangt de gast hiervan schriftelijk bericht. Er wordt een vervangende accommodatie voorgesteld en als de gast hier niet mee akkoord gaat, is de terugbetaling 100% zonder de reserveringskosten van 35 euro in rekening te brengen.

De gast heeft niet meer en geen ander recht dan de reeds betaalde huursom.

We raden onze gasten altijd aan om een verzekering af te sluiten voor het deel dat we niet terugbetalen.

Inclusief/ exclusief

De huurprijs is inclusief normaal gebruik van elektra, water en gas, bedlinnen en handdoeken en keukenlinnen, WIFI, parkeerplaats, toeristenbelasting. Voor lange termijn verhuur kunnen andere afspraken worden gemaakt. De huur is exclusief ontbijt, alle accommodaties van de verhuurder zijn uitgerust met een keuken of kitchenette en er is een supermarkt op 2 km afstand. Elke dag behalve zondag worden er verse broodjes aan huis bezorgd. Voor de eindschoonmaak wordt een toeslag van maximaal 56 euro in rekening gebracht*.

De gast heeft de mogelijkheid om halverwege de week schone handdoeken te krijgen. Als het verblijf langer dan een week duurt, is de wisseling van het beddengoed inbegrepen en kan een extra schoonmaak worden aangevraagd tegen een vergoeding van 56 euro. De verwarming kan worden gebruikt van september tot mei tegen een vergoeding van 5,00 euro per nacht of 7 euro per pelletzak. De gast verklaart de accommodatie op een behoorlijke wijze te gebruiken en bij vertrek onbeschadigd achter te laten.

Eindschoonmaak op Quinta Japonesa

Aan het einde van elk verblijf dient de accommodatie bezemschoon te worden opgeleverd. Dit omvat het afwassen van alle gebruikte vaat, het legen van vuilnisbakken en het terugzetten van meubels in hun oorspronkelijke positie. Wij zorgen dan voor de eindschoonmaak. De kosten hiervoor bedragen 56,00 euro.

Check-in en check-out bij Quinta Japonesa

Op de dag van aankomst kunnen de gasten vanaf 16:00 uur hun accommodatie betreden. Inchecken is mogelijk tot uiterlijk 21:00 uur. Als u na 21:00 uur aankomt zorgen wij ervoor dat de accommodatie toegankelijk is, doen wij de lichten aan en dan zien wij elkaar de volgende ochtend. Afwijkingen van deze regel kunnen van geval tot geval worden besproken. Op de dag van vertrek dient de accommodatie uiterlijk om 11.00 uur aan ons te worden overhandigd, vanaf 10.00 uur arriveert het schoonmaakbedrijf en dienen zij te beginnen in een van de accommodaties. Buiten het hoogseizoen is een latere check-out tot 12.30 uur ook mogelijk. In geval van vervroegde aankomst kan de huurder gebruik maken van de ontvangstruimte totdat de accommodatie is opgeleverd. Bij een later vertrek kan ook gebruik worden gemaakt van de ontvangstruimte. Indien de gast na 13:00 uur gebruik wil blijven maken van de faciliteiten, brengen wij 6,50 euro per persoon in rekening. Late aankomst of vervroegd vertrek geeft de gast geen recht op een gedeeltelijke terugbetaling.

Verantwoordelijkheid Quinta Japonesa

Quinta Japonesa en Ki Collective Lda, zijn op geen enkele wijze aansprakelijk voor eventuele ongevallen die zich tijdens het verblijf kunnen voordoen. Evenmin is de verhuurder aansprakelijk voor schade aan en verlies van eigendommen van de gast. Het gebruik van of de toegang tot onze accommodaties, ons gehele terrein met zwembad*, vijvers en het gebruik van onze sportuitrusting, zoals trampoline, is de volledige verantwoordelijkheid van onze gasten.

*Zwembad: Kinderen onder de 12 jaar mogen geen gebruik maken van het zwembad zonder begeleiding van een volwassene. Ouders en/of begeleiders moeten ervoor zorgen dat als kinderen niet kunnen zwemmen, ze zwembandjes of zwemvesten dragen bij het zwembad.

Reparaties of vervangingen voor het goed functioneren van technische installaties op Quinta Japonesa geven de gast geen recht op restitutie van (een deel van) de huursom. De verhuurder zal ervoor zorgen dat reparaties of vervangingen die door de gasten worden uitgevoerd, zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

Beschadiging van eigendommen van Quinta Japonesa

Indien er schade is toegebracht aan onze bezittingen, zoals accommodaties, inboedels, terreinen, zwembad of sportartikelen, of indien bepaalde roerende zaken door verlies of diefstal verloren zijn gegaan, stelt de verhuurder het op prijs dat hiervan melding wordt gemaakt en dat de vervangingswaarde wordt vergoed. Ook niet gemelde schade wordt verhaald op de gast. Wij adviseren onze gasten altijd om een (reis)verzekering af te sluiten om bovenstaande risico's af te dekken.

Rookbeleid bij Quinta Japonesa

Het is niet toegestaan om te roken in onze accommodaties. Het staat de gast vrij om dit te doen op het privéterras van zijn accommodatie (zorg ervoor dat de rook niet in de accommodatie terecht komt en dat as en sigarettenpeuken in een plastic zak in de prullenbak worden gedaan). Dit betekent dat de gast niet mag roken in de gemeenschappelijke ruimtes zoals het zwembad of elders op het terrein. Wij vragen onze gasten om extra voorzichtig te zijn met brand i.v.m. het risico op bosbranden.

Huisdieren bij Quinta Japonesa

Huisdieren kunnen alleen in overleg worden toegestaan op ons terrein en in onze accommodaties.

Het gebruik van electronische apparatuur bij Quinta Japonesa

Om overbelasting van de elektriciteitsvoorziening te voorkomen, is het op Quinta Japonesa niet toegestaan om gebruik te maken van eigen apparatuur van meer dan 800W. Indien dit zeer wenselijk is, kan worden bekeken of hiervoor aparte regelingen kunnen worden getroffen.

Prijzen

De prijs is gebaseerd op de bedragen op het moment van boeking.Alle prijzen zijn in euro's en inclusief Portugese BTW en aanverwante belastingen zoals toeristenbelasting. Wijziging van de reservering kan kosteloos.

Nieuwsbrieven en aanbiedingen

Indien de gast geen nieuwsbrieven of acties van Quinta Japonesa wenst te ontvangen, dient dit per e-mail kenbaar te worden gemaakt.

Op deze huurovereenkomst zijn Portugese belastingregels van toepassing.

Maart 2024